Die 8 besten Softwarelösungen für die IT-Dokumentation

Die Erstellung der IT-Dokumentation kostet Geld, doch die meisten Unternehmen verlieren ihre technische Dokumentation sofort, sobald sie gekauft oder erstellt wurde. Die gebräuchlichste Methode zur Verwaltung von Dokumentationen besteht darin, sie auszudrucken und in Ordnern in unbeachteten Regalreihen abzulegen. Es gibt einen besseren Weg.

Um diese IT-Dokumente nützlich zu machen, sind drei Elemente erforderlich:

• Datenbankdokumentation digitalisieren
• Formate standardisieren
• Indexieren Sie Dokumentinhalte, um sie durchsuchbar zu machen.

Hier ist unsere Liste der acht besten Softwaretools für die IT-Dokumentation:

1. SuperOps IT-Dokumentation WAHL DES HERAUSGEBERS Dieser Service ist Teil einer SaaS-Plattform, die sowohl RMM- als auch PSA-Funktionen für MSPs bereitstellt und es Technikern ermöglicht, Aufzeichnungen über verwaltete und nicht verwaltete Assets zu führen.
2. NinjaOne (KOSTENLOSE TESTVERSION) – ehemals NinjaRMM – hierbei handelt es sich um ein Paket von Tools für MSP-Techniker, das eine Dokumentationsbibliothek mit Vorlagen für die Erstellung einer Referenzbibliothek für Client-Systeme und Best Practices für Unternehmen umfasst. Dies ist eine cloudbasierte Plattform.
3. Aus (KOSTENLOSE TESTVERSION) Diese für Managed-Service-Anbieter konzipierte SaaS-Plattform umfasst ein Wissensdatenbank-Framework, das die Bereitstellung von Systemnutzungshandbüchern für Benutzer und Techniker ermöglicht.
4. N-fähiges Passportal Ein Team-Passwortschutzsystem, das auch einen cloudbasierten Dokumentenspeicher betreibt.
5. IT-Kleber Eine Online-Dokumentenverwaltungsplattform, die sich in viele Projektmanagement- und Kollaborationssysteme integrieren lässt.
6. ITBoost Ein webbasiertes Dokumentationssystem, das Eigentum von ConnectWise ist, einem Infrastrukturmanagementsystem.
7. Zusammenfluss Ein System für Unternehmenszusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentation, das in der IT-Branche weit verbreitet ist.
8. DokuWiki Ein kostenloser Wiki-Ersteller, der zum Aufbau einer internen Wissensdatenbank verwendet werden kann.

Die digitale Aufbewahrung der IT-Dokumentation ist der erste Schritt, um die Unternehmensdokumentation in einen nutzbaren Zustand zu versetzen. Es ist eine typische Reaktion, Dokumente auszudrucken und in ein Bücherregal zu legen. Dies ist eine vorteilhafte Strategie für die Person oder das Unternehmen, die die Dokumentation erstellt hat, da sie einen physischen, visuellen Beweis ihrer harten Arbeit liefert. Allerdings sind sich die meisten Menschen heutzutage darin einig Übermäßiger Papierverbrauch sollte vermieden werden . Gedruckte Dokumente beanspruchen Platz, sie erfordern eine Investition in Lagerschränke und es müssen viele Bäume gefällt werden.

Der zweite Schritt besteht darin, das für diese Dokumente verwendete Speicherformat zu standardisieren. Wenn die IT-Dokumente in digitaler Form vorliegen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es sich um wenige Dokumenttypen handelt. Die Formate Microsoft Word und PDF sind weit verbreitet und können in andere Formate konvertiert werden.

Die letzte Phase besteht darin, Indexieren Sie den Inhalt der Dokumente . Bei manueller Durchführung ist dies eine mühsame Aufgabe, die jedoch durch automatisierte Prozesse sehr schnell erledigt werden kann.

Ignorierte IT-Dokumente in umwandeln häufig aufgerufene Informationsquellen erfordert lediglich ein effizientes Dokumentenmanagement-Tool. Ein Schritt besser ist es, alle IT-Dokumente Ihres Unternehmens in einem Dateiformat zu erstellen, das für die Interpretation in zugänglichen webbasierten Systemen, wie z. B. dem, eingerichtet ist Wiki-Format .

Es gibt viele Dokumentenmanagementsysteme auf dem Markt. Es handelt sich jedoch um eine Kategorie von Software, die nur wenige Menschen kennen und nicht viele Menschen wissen, worauf sie achten müssen, um alle Optionen richtig einzuschätzen.

Wir haben den Markt untersucht. Wir haben die notwendigen Eigenschaften eines IT-Dokumententools aufgelistet und anschließend alle auf dem Markt befindlichen Produkte daraufhin untersucht, welche dieser Anforderungsliste entsprechen.

Die beste IT-Dokumentationssoftware

Jedes dieser IT-Dokumentationssysteme ist ein wenig anders. Jeder hat unterschiedliche Stärken und wird unterschiedliche Organisationen ansprechen. Einige erstellen Dokumentanzeigeformate, die sehen aus wie Webseiten und einige eignen sich besser für den Import vorhandener Dokumente als andere. Bei einigen handelt es sich um Dokumentationssysteme, in denen Ihre Systemdokumentation verfasst werden soll. Andere sind Systemerkennungstools das Ihre IT-Dokumentation automatisch erstellt.

Unsere Methodik zur Auswahl von IT-Dokumentationslösungen

Wir haben den Markt für IT-Dokumentationssoftware untersucht und die Optionen anhand der folgenden Kriterien analysiert:

• Ein Framework zum Erstellen verschiedener Formate für den Zugriff und die Speicherung von Dokumentationen
• Die Möglichkeit, eine Wissensdatenbank zur Unterstützung von Benutzern zu erstellen
• Eine Option zur Erstellung einer Projektdokumentationsbibliothek für die Entwicklung
• Die Option, die Dokumentbibliothek über ein indiziertes Webportal zugänglich zu machen
• Administratortools, die die Erstellung von Benutzerkonten ermöglichen
• Eine kostenlose Testversion für einen kostenlosen Testzeitraum oder eine Geld-zurück-Garantie
• Preis-Leistungs-Verhältnis mit nützlichen Werkzeugen zum fairen Preis

Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

1. SuperOps IT-Dokumentation (KOSTENLOSE TESTVERSION)

SuperOps IT-Dokumentation ist ein cloudbasierter Dienst, der es IT-Betriebsmitarbeitern ermöglicht, ein IT-System zu dokumentieren. Dieses Dienstprogramm ist Teil eines RMM-Paket das mit einem PSA-System gekoppelt ist. Die beiden Leistungspakete bilden ein Gesamtpaket Support-Plattform für Managed Service Provider. Mit dem IT-Dokumentationssystem können sowohl firmeninterne Anlagen als auch Anlagenbestände von Kunden dokumentiert werden.

Das IT-Dokumentationsmodul von SuperOps ermöglicht Ihnen eine vollständige Beschreibung jedes einzelnen Moduls Vermögenswert in ein standardmäßiges, durchsuchbares Format umwandeln. Dieses System kann auf einem Asset-Discovery-Service basieren, der in das RMM-Bundle integriert ist. Lassen Sie Ihre gesamte Ausrüstung eintragen ein Inventar Fügen Sie dann Notizen und Funktionsbeschreibungen hinzu, indem Sie Ihre eigenen Dokumentationsvorlagen erstellen.

Hauptmerkmale:

• Paketiert für Managed Service Provider
• SaaS-System
• Erstellt Systemnutzungshandbücher
• Der Basisplan ist ein Jahr lang kostenlos

Wie es ist ein cloudbasierter Dienst SuperOps umfasst im Abonnementpaket Speicherplatz für Ihre Dokumentbibliothek. Sie können diesen Shop auch auf einem Cloud-Server Ihrer Wahl sichern. Allerdings ist die Remote-Speicherort Der Einsatz des SuperOps IT-Dokumentationsdienstes erleichtert den Datenaustausch erheblich. Sie müssen sich keine Sorgen darüber machen, dass ein Mitarbeiter Systeminformationen hortet, denn durch die Speicherung des gesamten Teamwissens im Dokumentationssystem sind alle Mitarbeiter gleichberechtigt ermächtigt .

Die Funktionen des IT-Dokumentationssystems ermöglichen es Managern, verschiedene Ansichten zu erstellen und den Zugriff auf vertrauliche oder geschäftskritische Informationen zu steuern. Das Dokumentationssystem kann in Verbindung mit dem verwendet werden Serviceschalter Modul des PSA-Pakets zur Bereitstellung von Technikerschulungen oder Selbstbedienungshandbüchern.

Vorteile:

• Hochgradig anpassbar – ideal für Unternehmen, die ihre eigenen SOPs erstellen möchten
• Ist eine hybride RMM/PSA-Lösung
• Flexibles cloudbasiertes Produkt
• Tolle Option für MSPs und größere interne Teams

Nachteile:

• Würde von einer längeren 30-Tage-Testversion profitieren

Der RMM und PSA Die Dienste von SuperOps sind in vier Plänen verfügbar. Die IT-Dokumentationsfunktion ist in zwei dieser Editionen enthalten. Die erste davon ist die Nur Plan, der sich an unabhängige Techniker richtet und ist kostenlos zu nutzen für das erste Jahr. Der höhere Plan wird aufgerufen Prämie Die Abrechnung erfolgt pro Techniker und Monat. Sie können eine bekommen21-tägige kostenlose Testversioneines der SuperOps-Pläne.

DIE WAHL DES HERAUSGEBERS

SuperOpsist unsere erste Wahl für ein IT-Dokumentationstool, da es Teil eines umfassenderen, cloudbasierten Pakets von Tools für Managed Service Provider ist. Dieses System ergänzt die RMM- und PSA-Systeme im SuperOps-Paket, indem es eine Methode zum Erstellen von Schulungssystemen, Support-Skripten, Anleitungen zur Fehlerbehebung und Wissensdatenbankartikeln bereitstellt. Dieser Service beinhaltet Cloud-Speicherplatz für Ihre Dokumentation und einer der Pläne ist im ersten Jahr kostenlos nutzbar.

Herunterladen:Holen Sie sich eine 21-tägige kostenlose Testversion

Offizielle Seite:https://superops.ai/signup

DU:Cloudbasiert

2. NinjaOne (KOSTENLOSE TESTVERSION)

NinjaOne – ehemals NinjaRMM – ist ein Paket von Fernüberwachungs- und Verwaltungstools für MSP-Techniker. Dieses Paket enthält eine IT-Dokumentationsrahmen Dies ist für die Verwendung durch MSP-Betreiber bei ihren Bemühungen gedacht, eine Wissensdatenbank über die Systeme ihrer Kunden aufzubauen. Mit diesem Dienst können Fakten über die IT-Systeme gesammelt werden, die der MSP verwaltet. Darüber hinaus können Anweisungen und Skripts zur Informationsbeschaffung gespeichert werden, um die Arbeitsabläufe der Techniker zu steuern.

Das Dokumentationspaket bietet eine Bibliothek von Vorlagen Dies erfüllt unterschiedliche Anforderungen für verschiedene Arten von Dienstprogrammen, z. B. Active Directory oder Netzwerkknoten. Dieses automatisierte Format beschleunigt das System Dokumentationsprozess und fungiert als Leitfaden für die Dokumentenzusammenstellung.

Hauptmerkmale:

• Entwickelt für Managed-Service-Anbieter
• SaaS-Plattform
• Erstellt Support-Skripte und Systemstatusdokumentationen

Sobald ein Dokument erstellt wurde, wird es im gespeichert Cloud-gehostet Dokumentationsbibliothek erstellt und in einen spezifischen Informationsbaum eingebunden. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen und kann eine Reihe von Leitfäden für Techniker erstellen. Die Dokumente sind durchsuchbar und können über eine Suchmaschine gefunden werden, die in das Zugangsportal zur Informationsbibliothek integriert ist.

Wenn Manager einen Workflow für bestimmte Systemverwaltungsaufgaben einrichten, können sie diese Aufgabe auf die zugehörige Dokumentation verweisen. Dies ist eine große Hilfe für Techniker, da es angeboten werden kann Detaillierungsebenen . So kann ein neues Teammitglied bei Bedarf auf zusätzliche Hintergrundinformationen zugreifen, während diejenigen, die regelmäßig Aufgaben erledigen, sich nicht mit unnötigen Tipps verzetteln. Kurz gesagt, die Dokumentationsbibliothek dient der Unterstützung und steht den Technikern nicht im Weg.

Vorteile:

• Unterstützt über 120 Integrationen und ist somit eine solide Option für bereits etablierte Organisationen
• Die Schnittstelle kann angepasst werden, um sowohl Clients zu überwachen als auch den Gerätebestand zu verwalten
• Der integrierte Fernzugriff mit Fernbefehlen ermöglicht es Technikern, Fehler zu beheben, ohne eine Sitzung zu starten
• Flexible Preispakete – ideal für Netzwerke jeder Größe

Nachteile:

• Wünschenswert wäre eine längere Testphase

Bei NinjaOne handelt es sich um ein festgelegtes Toolpaket, das pro Techniker abgerechnet wird, sodass der gesamte Funktionsumfang MSPs jeder Größe und sogar unabhängigen freiberuflichen Supporttechnikern zur Verfügung steht. So wie das System ist aus der Cloud geliefert Sie müssen keine eigene Infrastruktur vor Ort unterhalten und das Paket kann sogar zum Zusammenbinden einer Infrastruktur verwendet werden verteilt , Heimmannschaft. NinjaOne veröffentlicht seine Preisliste nicht, aber Sie können die Reise Ihres Käufers beginnen, indem Sie auf eine zugreifen14-tägige kostenlose Testversionoder fordern Sie ein kostenloses Angebot für Ihre Situation an.

NinjaOne starten Sie die 14-tägige KOSTENLOSE Testversion

3. Probieren Sie es aus (KOSTENLOSE TESTVERSION)

Aus ist eine SaaS-Plattform, die beides beinhaltet Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA) und Fernüberwachung und -verwaltung (RMM)-Systeme für Managed Service Provider. Das PSA-Paket umfasst ein Ticketsystem, das durch den Benutzerzugriff auf ein Kundenportal gesteuert wird. Das Kundenportalsystem verfügt über eine Wissensbasis Element, in dem Sie Dokumente einrichten können, die Erläuterungen zu Systemfunktionen und Anleitungen zu deren Verwendung enthalten.

Die Wissensdatenbank Rahmen dient nicht nur der Dokumentation, die die Benutzer benötigen. Das System erstellt außerdem Pfade und separate Dokumentdatenbanken für technische Unterstützung Information. Dieser andere Dokumentenspeicher ist für den Zugriff durch die MSP-Techniker vorgesehen und enthält Interviewskripte, Systemdaten usw Fehlerbehebung Führer.

Hauptmerkmale:

• Cloudbasiertes System
• Kundenportal
• Wissensdatenbank-Framework
• Dokumentation zur Verwendung durch Techniker

Zu den weiteren Informationsverwaltungsfunktionen in Atera gehören: ein Passwort-Schließfach . Dadurch werden die Anmeldeinformationen an die Systeme weitergeleitet, auf die zugegriffen wird, sodass Techniker keine Gelegenheit haben, sie einzusehen. Dadurch wird die Sicherheit der vom MSP verwalteten Systeme erhöht.

Atera ist ein Abo-Paket die monatlich oder jährlich gezahlt werden kann. Beim Jahresplan fällt der monatliche Tarif günstiger aus, allerdings muss man die gesamte Abonnementlaufzeit im Voraus bezahlen.

Es gibt drei Pläne für Atera verfügbar, was den Service für alle Unternehmensbereiche zugänglich macht – sukzessive höhere Pläne bieten mehr Funktionen und kosten mehr. Das Ticketsystem, das Kundenportal und das Wissensdatenbank-Framework sind in allen Plänen enthalten.

Atera liefert nicht nur die Software zum Erstellen der Wissensdatenbank, sondern hostet auch die Datenbank mit Dokumenten und präsentiert sie den Benutzern. Alle Bildschirme für das Kundenportal sind weiß beschriftet So können Sie sie mit Ihrer Corporate Identity oder der Ihrer Kunden versehen. Das System ist mandantenfähig, was bedeutet, dass die Daten und Einstellungen für jeden Client innerhalb der Atera-Systeme getrennt gehalten werden.

Vorteile:

• Leichtes cloudbasiertes Tool
• Entwickelt für MSPs und mit integrierten RMM- und PSA-Tools
• Das Framework ist hochgradig anpassbar, was Atera äußerst flexibel macht
• Kann mehrere Datenbanken in einer mandantenfähigen Umgebung skalieren und unterstützen
• Dank der Paketpreise ist Atera für Unternehmen jeder Größe zugänglich

Nachteile:

• Atera ist auf MSPs ausgerichtet, kleinere Organisationen nutzen möglicherweise nicht alle mandantenfähigen Funktionen

Alle Konsolen und Dashboards für das System sind vorhanden bereitgestellt auf den Atera-Servern und kann von überall über jeden Standard-Webbrowser aufgerufen werden. Dies ist auch beim Kundenportal der Fall.

Sie können den Atera-Service auf a beurteilenKostenlose Testphase.

Starten Sie eine KOSTENLOSE Testversion

4. N-able Passportal

N-fähiges Passportalwurde im April 2019 von SolarWinds, dem führenden Hersteller von IT-Infrastruktur-Management-Tools, übernommen. Durch eine Reihe von Käufen hat N-able eine leistungsstarke Abteilung geschaffen, die darauf abzielt, Support-Software für Managed-Service-Provider bereitzustellen, wobei Passportal nun Teil der N-able ist. fähige Abteilung.

Passportal bietet eine Mischung aus Diensten für MSPs. Einer ist ein Passwortverwaltungssystem und ein anderer ist ein Dokumentenmanager . Obwohl dieser Dienst aufgerufen wird Dokumentenmanager Es ist Teil der Passportal-Suite und kam mit der kürzlichen Übernahme zu N-able.

Hauptmerkmale:

• Ein Cloud-Dokumentenspeicher
• Ein Passwort-Schließfach
• Geeignet für Managed Service Provider
• Wissensdatenbank-Framework
• Interne Anleitungen oder Selbstbedienungsanleitungen für Benutzer

Der Passportal-Passwortmanager und der Dokumentenmanager bilden den Kern des Passportal Suite . Es ist nicht möglich, das Dokumentensystem zu abonnieren, ohne auch den Passwort-Manager zu nutzen.

Passportal ist ein Cloud-Dienst und es richtet sich an MSPs. Es wird erwartet, dass MSPs das Dokumentationssystem intern nutzen und es auch einsetzen, um Informationsspeicher für Kundenunternehmen und deren Mitarbeiter bereitzustellen. Beispielsweise kann ein MSP durch den Aufbau die Anzahl der Kundenmitarbeiter reduzieren, die den Helpdesk anrufen eine Wissensdatenbank zur Selbsthilfe Darin wird erklärt, wie Probleme im Netzwerk des Kunden gelöst werden können.

Die Logik hinter der Zusammenführung der Bereitstellung von Passwort-Managern und Dokumentenspeichern besteht darin, dass diese beiden Bereiche den Großteil der Anrufe unterstützen, die Kundenmitarbeiter beim vom MSP bereitgestellten Helpdesk tätigen.

Das Dokumentensystem ist beides ein Informationsspeicher , ein Schnittplatz , Und ein Formatierungssystem für Präsentationen . Das System leitet den MSP zunächst an, welche Informationen er von den für ein Kundenunternehmen arbeitenden Technikern erhalten soll, wenn der MSP zum ersten Mal ein Angebot für einen Auftrag abgibt.

Um einen genauen Servicevertrag zu verfassen, sind Kenntnisse über das System des Kunden unerlässlich. Sobald die Arbeitsbeziehung beginnt, müssen die Techniker des Kunden ermutigt werden, ihr Wissen über das von ihnen betriebene System weiterzugeben.

Vorteile:

• Unterstützt die automatische Active Directory-Synchronisierung über LDAP
• Unterstützt die mandantenfähige Nutzung – eine großartige Funktion für MSPs
• Unterstützt Compliance-Berichte, um schwache Passwörter zu identifizieren und richtlinienbasierte Änderungen zu erzwingen
• Läuft in der Cloud – skalierbar konzipiert
• Benutzer generieren ihren eigenen Verschlüsselungsschlüssel und schützen so ihre Cloud-Daten vor Dritten, einschließlich Passportal

Nachteile:

• Kleinere Netzwerke profitieren möglicherweise nicht von den MSP-/unternehmensspezifischen Tools, die Passportal bietet

Diese Informationen können in SOPs zusammengefasst werden, die im Dokumentenmanager gespeichert sind. Schritt für Schritt kann der MSP Erstellen Sie eine Definition des Systems , wie man es bedient und wie Mitarbeiter es nutzen. Einige dieser Informationen werden als Leitfaden für MSP-Techniker dienen, andere als Leitfaden zur Fehlerbehebung, damit die Benutzer der Kundensysteme ihre eigenen Probleme beheben können. Du kannst Eine Demo anfordern auf ihrer Website.

5. IT-Kleber

IT-Kleberist der Hauptkonkurrent von N-able Passportal. Dies ist das Dokumentationssystem, im Besitz von Kaseya , ein bedeutender Anbieter von MSP-Software. IT Glue vereint außerdem Passwort- und Dokumentenverwaltung im selben Dienst.

Obwohl ITGlue einem Hersteller von PSA- und RMM-Suiten gehört, beschränkt sich die Interoperabilität nicht auf seine Schwesterprodukte. Natürlich gibt es Integrationen für ITGlue mit den PSA- und RMM-Systemen von Kaseya BMS-Registrierkasse Und VSA-Registrierkasse . Das Dokumentationssystem lässt sich auch in konkurrierende MSP-Software integrieren, die von Unternehmen wie Pulseway, ConnectWise und N-able hergestellt wird.

Hauptmerkmale:

• SaaS-Plattform
• Erstellen Sie ein Self-Service-Portal
• Systemdokumentation
• Passwort-Schließfach

IT-Kleber ist ein cloudbasierter Dienst die im Abonnement kostenpflichtig ist. Das Servicemanagement ist in drei Editionen verfügbar: Basic , Wählen , Und Unternehmen . Dies sind alles Preise pro Benutzer und Monat bei einer Mindestmitarbeiterzahl von fünf – obwohl die Enterprise-Edition für ein bis vier Benutzer zu einem deutlich höheren Monatspreis als der Fünf-Benutzer-Plan erhältlich ist. Es gibt keine On-Premises-Option. Alle Pläne beinhalten die Dokumentationsplattform. Der Dienst stellt einen Editor im Wissensdatenbank-/Wiki-Stil bereit, der auch eine Informationsspeicherstruktur bereitstellt.

IT Glue bietet ein Dienstprogramm zur Systemerkennung als Zusatzfunktion, nicht in den Standard-Editionen enthalten. Dieses Autodiscovery-System durchsucht automatisch die Hardware- und Softwarebestände eines Netzwerks und dokumentiert sie alle.

Das IT-Glue-System schafft einen Rahmen für die Dokumentation, stellt Vorlagen zum Schreiben bereit und strukturiert die aufgezeichneten Informationen für die Präsentation. Es bietet außerdem Speicherplatz für die Dokumentenbasis und Schnittstellen für Ersteller und Verbraucher der Dokumentenspeicher. Die gesamte Kommunikation mit dem ITGlue-Dienst erfolgt durch Verschlüsselung geschützt , ebenso wie die auf dem IT Glue-Server gespeicherten Daten.

IT Glue stellt ein alternatives Paket namens MyGlue her. Das MyGlue-System ist eine Self-Service-Plattform, für die sich Endkunden direkt anmelden, während dies bei IT Glue der Fall ist soll von MSPs genutzt werden Informationen den Mitarbeitern des Kundenunternehmens zur Verfügung zu stellen. MyGlue umfasst Funktionen zum Zurücksetzen von Passwörtern und zum Erstellen einer Wissensdatenbank.

Vorteile:

• Funktioniert gut in MSP-Umgebungen sowie in mittelgroßen Organisationen
• Bietet eine umfangreiche Vorlagenbibliothek für einen schnellen Einstieg
• Verwaltet Dokumentation und Anmeldeinformationen
• Verfügt über eine Vielzahl von Integrationen und Add-ons in andere Produkte

Nachteile:

• Es ist ziemlich umfangreich und kann einige Zeit in Anspruch nehmen, um alle Optionen und Add-ons von IT Glue vollständig zu erkunden

6. ITBoost

ITBoost ist gehört ConnectWise , einem weiteren großen Hersteller von Infrastrukturmanagementsystemen. Darüber hinaus ist es ein führender Anbieter von Software für MSPs. ITBoost, ITGlue und Passportal stehen also in sehr enger Konkurrenz.

Wie seine Hauptkonkurrenten ist ITBoost ein Cloud-Dienst für MSPs und umfasst auch Passwortverwaltungsdienste und einen Passwort-Tresor. Die von ITBoost erstellten Dokumente können internen oder externen Benutzern Informationen präsentieren. Dokumente für externe Benutzer umfassen ein Feedback-Formularformat, mit dem die Mitarbeiter Ihrer Kunden die Dienste des MSP bewerten können.

Hauptmerkmale:

• Teil der ConnnectWise-Familie
• Dokumente erstellen oder importieren
• Bibliotheksverwaltungs-Framework

Das ITBoost-System verfügt über diese Fähigkeit um Dokumente zu importieren und es enthält auch einen Editor. Ein weiteres interessantes Feature ist die Möglichkeit, Informationen aus Support-Tickets abzurufen. Die Datenerfassungsfunktionen, die Präsentationsstruktur und die Dokumentvorlagen unterstützen zusammen die Erstellung von SOPs für MSP-Mitarbeiter und eine Wissensdatenbank für unterstützte Benutzer.

ITBoost verfügt über eine Reihe von Funktionen, die auf der Koexistenz von ConnectWise auf der Website basieren – ConnectWise-Steuerung , ConnectWise Automatisieren , Und ConnectWise Manage . Dazu gehört auch die Aufzeichnung von Gerätekonfigurationen und hilft so, die vom MSP verwalteten Systeme zu dokumentieren.

Die Kommunikation über das Internet und die Datenspeicherung auf den ITBoost-Servern sind aus Sicherheitsgründen alle verschlüsselt.

Vorteile:

• Cloudbasiertes Dokumentenmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Wissensdatenbanken ohne Infrastrukturkosten zu skalieren
• Ermöglicht interne und externe KB-Artikel, um Mitarbeitern und Kunden bei der Behebung von Problemen zu helfen
• Revisionskontrollen schützen und prüfen Dokumente

Nachteile:

• Die Testversion dauert nur 14 Tage und würde von einem längeren Testzeitraum profitieren

Obwohl ITBoost Eigentum von ConnectWise ist, kann es in konkurrierende PSA-Systeme integriert werden, die unter anderem von Kaseya und Pulseway bereitgestellt werden. Es lässt sich auch in RMM-Pakete integrieren, die von Unternehmen wie z. B. erstellt werden Aus , N-fähig , Und Kassierer . Es lässt sich auch in ITGlue, Slack und eine Reihe von VoIP-Telefonsystemen integrieren. ITBoost ist verfügbar unter eine 14-tägige kostenlose Testversion .

7. Zusammenfluss

Confluence ist ein Produkt des australischen Softwarehauses, Atlassian . Dies ist ein sehr erfolgreiches Dokumentations-, Kollaborations- und Wissensmanagementsystem. Atlassian besitzt auch Ja , das Projektmanagement-Tool, und beide Systeme integrieren sich zu einer Projektunterstützungssuite.

Die Kombination von Jira für Projektplanung und -management mit Zusammenfluss für Dokumentation und Kommunikation ist bei uns sehr beliebt agile Entwicklungsteams . Confluence wurde als private Social-Media-Plattform für Unternehmen beschrieben. Das Tool ist seit 2004 verfügbar und hat sich seitdem radikal verändert. Anfangs war es dem typischen Wiki-Format sehr ähnlich. Allerdings haben sich seitdem sowohl die Funktionsweise des Systems als auch der Schnittstellenstil geändert.

Hauptmerkmale:

• Integriert sich in Jira
• Stellt Projektdokumentation bereit
• Audit-Protokollierung

Das Erscheinungsbild und der Zweck von in Confluence erstellten Seiten sind sehr anpassungsfähig und werden gesteuert durch Vorlagen . Das resultierende Dokumentationssystem ähnelt eher einer Website. Verschiedene Seitentypen ermöglichen die Erstellung von Ankündigungen, durchsuchbaren Wissensdatenbanken und Gruppenkommentarseiten.

Das Tool beinhaltet ein geführter Editor , was die Erstellung von Seiten mithilfe von Vorlagen erleichtert. Vorgefertigte Dokumente können sein in ein mit Confluence erstelltes Dokumentensystem importiert werden . Der Zweck von Confluence besteht jedoch darin, die Erstellung von in der Umgebung erstellten Dokumenten zu unterstützen, und nicht darin, als Dokumentenspeicher zu fungieren, obwohl in den Online-Zugriffsplänen des Tools Speicherplatz enthalten ist.

Confluence ist verfügbar als ein cloudbasierter Abonnementdienst oder als On-Premise-Software . Käufer haben fünf Möglichkeiten, wenn sie diese Software in Betracht ziehen. Es gibt drei Editionen für den cloudbasierten Dienst und zwei Kaufoptionen für die On-Premise-Software.

Die drei Editionen von Cloud Confluence sind Frei , Standard , Und Prämie . Ein kleines Unternehmen könnte mit der kostenlosen Version gut zurechtkommen. Während die Standard- und Premium-Versionen bis zu 5.000 Benutzer pro Konto zulassen, ist die kostenlose Version auf 10 begrenzt. Die wichtigste Zusatzfunktion der beiden kostenpflichtigen Versionen ist die Audit-Protokollierung. Die Premium-Edition bietet gegenüber der Standard-Version viele Extras, das wichtigste ist jedoch die Integration eines Analysemoduls. Der Speicherplatz ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal: Ein kostenloses Konto erhält 2 GB, das Standardkonto 250 GB und ein unbegrenztes Speicherkontingent für die Premium-Edition.

Die lokale Version namens Server ist gegen eine einmalige Gebühr erhältlich, Sie müssen sich jedoch für die Anzahl der Benutzer entscheiden, die Zugriff auf die Software haben, da dies der einzige Faktor ist, der den Preis beeinflusst. Es heißt die höhere On-Premises-Edition Rechenzentrum . Der Preis gilt pro Jahr und beinhaltet Cloud-Backup für Daten.

Vorteile:

• Integriert sich in beliebte Plattformen wie Jira
• Verfügbar in der Cloud oder vor Ort
• Ermöglicht eine stark stilisierte benutzerdefinierte Dokumentation

Nachteile:

• Ich würde mir mehr Exportoptionen für die Berichterstellung wünschen
• Besser geeignet für kleine bis mittlere Netzwerke

8. DokuWiki

Wenn Sie erstellen möchten ein traditionelles Wiki-Format B. für Ihre IT-Dokumentation, dann stehen Ihnen viele Editor- und Dokumentenverwaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die meisten davon sind kostenlos. Der wahrscheinlich beste aller Wiki-Editoren ist DokuWiki.

Ein großer Vorteil von DokuWiki ist seine Einfachheit. Dadurch ist die Editor- und Dokumentenverwaltungssoftware einfach zu warten. Das System benötigt keine zugehörige Datenbank zur Indizierung oder Dokumentenspeicherung. Stattdessen arbeitet das Content-Delivery-System DokuWiki mit Textdateien als Datenquelle .

Hauptmerkmale:

• Kostenlose Nutzung
• Erstellt ein Wiki-Format
• Bietet eine Dokumentensuchfunktion

Dieses Dokument-Content-Management-System wurde erstmals im Jahr 2004 veröffentlicht. Das Paket gibt es also schon seit langer Zeit, was es zu einer gut etablierten und stabilen Software macht.

Das ist ein plattformübergreifendes Programm , sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Sie über den richtigen Servertyp zum Hosten des Codes verfügen. Da es sich um eine kostenlose Software handelt, gibt es keine Cloud-basierte Version von DokuWiki. Es könnte jedoch auf einem installiert werden Virtueller AWS-Server wenn Sie keinen lokalen Host verwalten möchten.

Das einfache, kostenlose Dokumentenverwaltungssystem verfügt über einige großartige Funktionen, darunter: Versionskontrolle , wobei jede Version beibehalten wird, Zugangskontrolle , Vorlagen , Und ein Stecksystem um die Funktionalität des Tools zu erweitern.

Das Tool beschränkt sich nicht nur auf die Anzeige westlicher Texte. Es ist auch in der Lage zu zeigen außereuropäische Zeichensätze , wie Chinesisch, Arabisch und Hebräisch. Das CMS verfügt über ein integriertes Indexierungssystem und der fertige Wiki-Bildschirm verfügt über eine voll funktionsfähige Suchfunktion.

Wenn es Ihnen nichts ausmacht, die Software vor Ort zu hosten, und Sie nicht für einen Dokumentenmanager bezahlen möchten, dann könnte dieses Tool die Antwort sein, nach der Sie suchen.

Vorteile:

• Ideal für diejenigen, die ihr eigenes Dokumentationssystem erstellen möchten
• Völlig kostenlose Nutzung
• Robuste Suchfunktion

Nachteile:

• Nur vor Ort verfügbar
• Es mangelt an bezahlter Unterstützung

Auswahl einer IT-Dokumentationssoftware

In dieser Rezension werden nur einige wenige Optionen vorgestellt. Die wichtigste Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Sie einen gehosteten Dokumentationsmanager wünschen oder ob Sie die Software in Ihren eigenen Räumlichkeiten warten möchten.

Sowohl die Online- als auch die Inhouse-Strategie bieten viele Vorteile. Manche IT-Manager trauen sich einfach nicht, ihre Business Intelligence außerhalb der sicheren Räumlichkeiten ihres eigenen Unternehmens zu hosten. Wenn das auf Sie zutrifft, haben Sie auf dieser Liste zwei Optionen in Form von DokuWiki Und Zusammenfluss . Diese Liste enthält vier gehostete Dienste, da diese Konfiguration immer zugänglicher wird, je mehr Unternehmen auf den Markt drängen.

Die kostenpflichtigen Tools auf dieser Liste können sich als recht teuer erweisen. Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen oder ein Startup sind und nur sehr wenig Geld ausgeben können, stehen Ihnen auf dieser Liste zwei kostenlose Optionen zur Auswahl: DokuWiki Und die kostenlose Ausgabe von Confluence .

Das Schreiben Ihrer IT-Dokumentation in den Editoren dieser Dokumentenmanagement-Tools ist eine bessere Idee, als nur Ihre vorhandenen papierbasierten Dokumentationsbibliotheken zu scannen. Speziell formatierte Content-Management-Systeme können die IT-Dokumentation besser bereitstellen als herkömmliche ganzseitige Dokumente, da sie neben kurzen Beschreibungen und schnellen Tipps auch vollständige Benutzerhandbücher und Verfahrenshandbücher zur Verfügung stellen können.

Verwenden Sie eines der Tools auf unserer Liste? Welche Aspekte Ihres aktuellen IT-Dokumentenmanagementsystems haben Sie dazu bewogen, sich dafür zu entscheiden? Hinterlassen Sie eine Nachricht im Kommentare Abschnitt unten, um Ihre Meinung mit der Community zu teilen.

Häufig gestellte Fragen zu IT-Dokumentationssoftware

Wie kann ich meine IT-Dokumentation über viele geografische Standorte hinweg verfügbar machen?

Dies ist ein Problem für Google Workspace. Um die Beschränkungen der geografischen Region zu umgehen, legen Sie einfach die Region für Ihre Organisationseinheit fest Keine Präferenz .

Reicht es nicht aus, Dropbox für mein IT-Dokumentationsprojekt zu verwenden?

Die Verwendung persönlicher Dropbox-Konten durch jedes Teammitglied ist keine zufriedenstellende Lösung für ein IT-Dokumentationsprojekt, da in diesem Szenario Sicherheitskontrollen und zentrale Kontrollen der Dokumentbibliothek fehlen.